Kennisbank
Search…
Planning
Taken
Administratie
Reservering

Algemene informatie

Bestaande reserveringen zijn in ons reserveringssysteem eenvoudig aan te passen. Zo kun je onder andere de periode, het gezelschap en de opties en toeslagen aanpassen. Daarbij is het mogelijk om handmatig kortings- en/of toeslag regels toe te voegen. De openstaande prijs past zich automatisch aan. De openstaande kosten kan je direct naar je gast middels een betaalverzoek sturen, contant of per PIN laten betalen.
Voorbeeld van de reserveringspagina van een reservering
Onderstaand vind je een aantal tabs, beginnend bij "algemeen", waar uitleg wordt gegeven over de verschillende tabs die je ook terug kunt vinden op de reserveringspagina.

Informatie over de reservering

Algemeen
Gastgegevens
Betalingsvoorwaarden
Bijlagen
Opmerkingen
Meterstanden
CAT Kaarten
Onder de tab algemeen zie je vrijwel alle algemene gegevens terug van de reservering. Hier staat op welke locatie de reservering staat en voor welke periode. Ook kan je er terugvinden met hoeveel personen ze komen. Onder deze tab vind je ook alles terug m.b.t. tarieven. Zo staan er onder deze tab de tarieven van de accommodatie, de bijgeboekte opties & toeslagen, kortingen, eventueel het kampeermiddel, eenmalige arrangement en vind je onderaan een samenvatting terug en het totaalbedrag

Tarieven accommodatie

Onder dit kopje staan de tarieven van de accommodatie. Hier staat het totaalbedrag voor de reservering voor de accommodatie die geboekt is.

Toeslagen en opties

Onder dit kopje staan alle opties & toeslagen die bijgeboekt zijn (of verplicht zijn) en een tarief hebben per nacht.

Eenmalige toeslagen en opties

Onder dit kopje staan alle opties & toeslagen die bijgeboekt zijn (of verplicht zijn) en een tarief hebben voor de gehele periode.

Kortingsregels

Onder dit kopje is het mogelijk om kortingsregels toe te voegen die enkel gelden voor die reservering. Dit kan gebruikt worden als er een afwijkende korting is afgesproken met de gast of als er meer dan 1 korting verrekend moet worden. Kortingsregels bestaan uit een omschrijving en een totaalbedrag. Tevens kun je aangeven of de kortingsregel een accommodatiekorting betreft. Dit houdt in dat de korting verrekend wordt over het tarief van de accommodatie.

Eenmalig arrangement

Onder dit kopje kan je een eenmalig arrangement toevoegen. Een eenmalig arrangement houdt in feite in dat je voor de reservering een andere tariefafspraak wilt hanteren. Als je een eenmalige arrangement toevoegt tegen een bedrag van bijvoorbeeld €350,-, zal de reservering ongeacht de duur van de reservering een accommodatie tarief hebben van €350,-. Een eenmalig arrangement bestaat uit de volgende onderdelen:
  • Omschrijving Een omschrijving voor het eenmalig arrangement.
  • Alternatief voor Hiermee kan je aangeven voor welk arrangement dit eenmalig arrangement een alternatief is. Opties en toeslagen welke gekoppeld zijn aan het alternatief arrangement zijn dan beschikbaar of blijven behouden.
  • Grootboek De grootboekrekening waarop de omzet van het eenmalig arrangement geboekt moet worden.
  • Type Hiermee kan je aangeven of het arrangement een jaarplaats, seizoenplaats of een normaal arrangement is.
  • Personen incl. Inbegrepen aantal personen in het totaalbedrag. Als het gezelschap groter is dan het aantal personen incl. zal er voor het overige gezelschap een tarief per persoon berekend worden indien dit is ingesteld voor de accommodatie. Voor meer informatie over een tarief per persoon, zie: https://support.recranet.com/faq/instellingen/tarieven#tarieven-per-persoon-per-nacht
  • Totaal Het totaalbedrag van het arrangement.

Samenvatting

Onder dit kopje vind je een beknopt overzicht van de totaalbedragen van de accommodatie, toeslagen en opties, kortingsregels en/of annuleringsverzekering.
Onder de tab gastgegevens staan de gegevens van de hoofdboeker en eventueel ook van medegasten en/of logés. Onderaan staan ook verwijzingen naar andere reserveringen van de hoofdboeker indien hij/zij die heeft.

Gastgegevens

Onder dit kopje vind je de gegevens van de hoofdboeker terug. Hier kan je zijn of haar gegevens ook bewerken. Je kan ook de hoofdboeker vervangen voor een andere bestaande gast of een nieuwe gast aanmaken en direct koppelen aan de reservering

Medegasten

Onder dit kopje vind je een overzicht terug van de gegevens van medegasten. Hier kan je, net zoals bij de hoofdboeker, ook gastgegevens bewerken/aanmaken/selecteren.
Logés
Onder dit kopje vind je een overzicht terug van alle logés. Een logé heeft enkel een naam, leeftijdsgroep en een verblijfsperiode. Logés kan je hier ook toevoegen en/of verwijderen. Meer informatie over het toevoegen van logés vind je hier: https://support.recranet.com/faq/beheren-reserveringen/reservering/loges-toevoegen

Reserveringen van [NAAM]

Onder dit kopje vind je een overzicht terug van alle reserveringen van de hoofdboeker indien hij er meer dan 1 heeft.
Gastgegevens
Onder de tab betalingsvoorwaarden kan je voor een reservering de betalingsvoorwaarden en betalingstermijnen inzien. De betalingsvoorwaarden kan je hier ook voor desbetreffende reservering aanpassen.

Betalingsvoorwaarden

Onder dit kopje kan je de betalingsvoorwaarden voor de reservering inzien en aanpassen. Betalingsvoorwaarden bestaan uit de volgende onderdelen:
  • Type De type geeft aan of het om de aanbetaling gaat of om het restant. Dit is niet aan te passen.
  • Percentage / bedrag Percentage / bedrag geeft aan hoeveel er betaald moet worden voor dat termijn.
  • Aantal dagen Aantal dagen heeft betrekking op de referentie.
  • Referentie Met de referentie kan je aangeven wanneer er betaald moet worden. Of dit voor/op/na de reserveringsdatum/aankomstdatum/vertrekdatum is.
  • Vaste vervaldatum Indien gewenst kan je hier een vaste uiterlijke datum aangeven wanneer dat termijn betaald moet zijn.

Betalingstermijnen

Onder dit kopje vind je een overzicht van de betaaltermijnen. Hier kan je informatie terugvinden, zoals het vervaldatum van het termijn, het totaalbedrag en het openstaand bedrag.
Betalingsvoorwaarden
Onder de tab bijlagen kan je voor een reservering bijlagen toevoegen en verwijderen. Deze bijlagen worden meegestuurd met de reserveringsbevestiging of een handmatige e-mail. Overige bijlagen die wel meegestuurd worden, bijvoorbeeld voorwaarden die geupload zijn bij de algemene instellingen, staan hier niet tussen. Dit zijn enkel bijlagen die specifiek voor die reservering zijn toegevoegd.
Bijlagen
Onder de tab opmerkingen kunnen twee soorten opmerkingen toegevoegd worden aan een reservering. Gewone opmerkingen en interne opmerkingen. Gewone opmerkingen komen op de reserveringsbevestiging te staan en kunnen ingezien worden door de gast. Interne opmerkingen worden enkel getoond op het dashboard onder de tab 'Opmerkingen'.
Opmerkingen
Dit betreft een aanvullende module. Interesse? Neem dan contact op met [email protected] of bel met Recranet: 0118 - 20 20 19
Dit betreft een aanvullende module. Interesse? Neem dan contact op met [email protected] of bel met Recranet: 0118 - 20 20 19

Reservering aanpassen

Op de reserveringspagina kan je een reservering op vele manieren beheren. De grijze menubalk, het submenu, biedt veel mogelijkheden om aanpassingen te doen aan reserveringen.

Reservering aanpassen via het submenu

Aanpassen van een periode

Via de knop 'Periode' kan je de periode aanpassen van de reservering. Als je op de knop klikt zal er een nieuwe pagina openen met een kalender van 6 maanden (deze is te vergroten naar 12 maanden met de knop onderaan de pagina). Hier kan je de periode van de reservering aanpassen door in de kalender een nieuwe aankomstdatum en vertrekdatum te selecteren. Vergeet na het selecteren van een nieuwe periode niet om op de knop 'Wijzigingen opslaan' te klikken.
Het is niet mogelijk om de periode aan te passen naar een periode langer dan 1 jaar

Gezelschap

Via de knop 'Gezelschap' kan je het gezelschap van een reservering aanpassen. Je kan hier aangeven hoeveel personen er per leeftijdsgroep komen. Na het opslaan worden tarieven en toeristenbelasting automatisch geüpdatet. Indien je de gastgegevens van het gezelschap wilt aanpassen, ga dan naar: https://support.recranet.com/faq/beheren-reserveringen/reservering#medegasten

Opties en toeslagen

Via de knop 'Opties en toeslagen' kan je opties & toeslagen aanpassen van een reservering. Je kan opties en toeslagen weghalen, toevoegen en verplichte toeslagen uitzetten. Hier kan je tevens handmatige opties & toeslagen toevoegen die enkel voor die reservering van belang zijn.

In- en uitchecken

Via de knop 'In- en uitchecken' kan je het gezelschap van de reservering in- en uitchecken. Bij het in- en uitchecken van gasten wordt om een datum gevraagd. Dit is de incheckdatum en uitcheckdatum. Het is tevens alleen mogelijk om gasten uit te checken als ze ingecheckt zijn.
Voor een aantal rapportages is het van belang dat het in- en uitchecken correct gedaan wordt

Transacties

Meer informatie volgt..

Taken

Dit betreft een aanvullende module. Interesse? Neem dan contact op met [email protected] of bel met Recranet: 0118 - 20 20 19
Via de knop 'Taken' kan je inzien welke taken er openstaan voor die reservering. Ook kan je via die knop een nieuwe taak toevoegen.

Annuleren

Meer informatie volgt..

CAT Control Systems

Dit betreft een aanvullende module. Interesse? Neem dan contact op met [email protected] of bel met Recranet: 0118 - 20 20 19
Meer informatie volgt..

Veelgestelde vragen

De e-mail knop is verdwenen

Als de e-mail knop niet te zien is, controleer dan bij gastgegevens of er een hoofdboeker gekoppeld is aan de reservering en of hij/zij een e-mailadres heeft opgegeven. Vaak is het ontbreken van een e-mailadres de oorzaak.

Na het annuleren zijn de annuleringskosten verdwenen

We raden aan om voor het aanbieden van een annuleringsverzekering geen gebruik meer te maken van opties & toeslagen. Via "Instellingen" > "Algemeen" kan je nu een annuleringsverzekering activeren. De kosten hiervan worden automatisch gekoppeld aan het eerste betaaltermijn en blijven staan bij het annuleren van een reservering. Meer informatie over het instellen van een annuleringsverzekering kan je hier vinden: https://support.recranet.com/faq/algemeen/annuleringsregeling#annuleringsverzekering-instellen
Na het annuleren is het overigens mogelijk om het annuleringsbedrag nog aan te passen. Meer informatie over hoe je dat kunt doen kan je hier vinden: https://support.recranet.com/faq/algemeen/annuleringsregeling#afwijkende-annuleringsregeling

Hoe voeg ik leegstand toe

Voor het toevoegen van leegstand zijn er 2 mogelijkheden:
  1. 1.
    De meest eenvoudige manier om leegstand toe te voegen aan een reservering is d.m.v. kortingen. De berekening voor korting gaat als volgt:
    korting=(an)+(bcn)korting = (a * n) + (b * c * n)
    Waarbij: a = standaard nachttarief - tarief leegstand b = tarief toeristenbelasting c = aantal personen n = aantal nachten leegstand Informatie over het toevoegen van kortingen vind je hier: https://support.recranet.com/faq/beheren-reserveringen/reservering#kortingsregels
  2. 2.
    Een andere mogelijkheid om leegstand toe te voegen aan een reservering is d.m.v. eenmalige arrangementen. Hier kan je het totaalbedrag van de reservering inclusief de toeristenbelasting hanteren. Voor het berekenen van het totaalbedrag voor het eenmalig arrangement inclusief leegstand en toeristenbelasting, kan je de volgende formule gebruiken:
    totaalbedrag=(ax)+(ay)+(bcx)totaalbedrag = (a * x) + (a * y) + (b * c * x)
    Waarbij: a = standaard nachttarief b = tarief toeristenbelasting c = aantal personen x = aantal nachten zonder leegstand y = aantal nachten leegstand
Vergeet bij de 2e mogelijkheid niet om de toeristenbelasting uit te schakelen voor de reservering
Last modified 1yr ago