Vouchers

Recranet Booking biedt functionaliteit waarmee je jouw gasten kunt voorzien van een voucher wanneer zij hun reservering willen annuleren. Deze vouchers kun je vervolgens bij een nieuwe reservering inzetten als betaalmethode. Een voucher bestaat uit een saldo, een code en optioneel een geldigheidsperiode. De code kan gebruikt worden om andere reserveringen mee te betalen. 
De vouchers in Recranet Booking kunnen naar wens worden uitgegeven, vraag om advies bij een juridisch adviseur of branchevereniging voor de juiste richtlijnen. Hieronder hebben we de meest relevante richtlijnen vermeld.
ACM komt met richtlijnen voor vouchers
De Autoriteit Consument & Markt komt met richtlijnen voor tegoedbonnen voor reizen, evenementen en andere producten die door het coronavirus niet kunnen doorgaan of worden geleverd. Veel bedrijven geven liever een voucher dan dat ze het geld teruggeven, omdat ze anders failliet dreigen te gaan. Volgens de ACM kan dat een goede oplossing zijn, maar moeten bedrijven zich wel aan deze richtlijnen houden:

Consumenten houden in principe recht op terugbetaling
Met de voucher moet de consument hetzelfde of een vergelijkbaar product kunnen kopen
De tegoedbon moet een redelijke geldigheidsduur hebben, bijvoorbeeld 12 maanden
Als de consument niet het hele bedrag opmaakt, moet die het restant uitbetaald krijgen
De voucher moet ook de reserverings- en administratiekosten vergoeden
Klanten die alleen een aanbetaling hadden gedaan, hoeven niet eerst het hele bedrag over te maken voordat ze een voucher krijgen
De ACM zegt kritisch te gaan volgen hoe bedrijven met de richtlijnen omgaan. Meer informatie: https://www.acm.nl/nl/publicaties/acm-biedt-branches-houvast-bij-opstellen-voucherregeling​
Voucherregeling HISWA-RECRON
De voucherregeling voor leden van HISWA-RECRON is in het leven is geroepen vanwege annuleringen die verband houden met de onvermijdbare en buitengewone omstandigheden. De voucher geeft recht om voor hetzelfde bedrag een vakantie bij recreatiebedrijf op een later tijdstip te verzilveren.
Bekijk de voucherregeling op de kennisbank van HISWA-RECON: https://www.hiswarecron.nl/kennisbank/voucherregeling​
Voucherregeling_HISWA_RECRON_2_april_2020.pdf
67KB
PDF
Voucherregeling HISWA-RECRON
Voucher aanmaken
Je kunt op drie manieren een voucher aanmaken. Je kan direct een voucher aanmaken bij het annuleren van de reservering, je kan achteraf na het annuleren een voucher toevoegen of je kunt via de rapportage een voucher aanmaken.
Voucher aanmaken bij het annuleren
1.Open de reservering die je wilt annuleren.
2.Klik op de knop annuleren en vervolgens op "Annuleren en voucher aanmaken".
De reservering wordt geannuleerd zonder annuleringskosten. Het reeds betaalde bedrag wordt omgezet naar een voucher. Er moet dus al wel een bedrag betaald zijn, anders wordt er geen voucher aangemaakt.
Op de reservering wordt een toeslag Voucher gezet ter waarde van de voucher. Dit bedrag kan achteraf worden aangepast via Opties en toeslagen.
Een voucher direct aanmaken bij het annuleren wordt nog niet ondersteund voor groepsreserveringen.
Voucher achteraf aanmaken
1.Open de reservering die reeds in geannuleerd of annuleer een reservering volgens een gewenste werkwijze.
2.Klik bovenaan op de knop "Voucher".
3.Vul een gewenst bedrag in voor de voucher.
4.Optioneel: vul een geldigheidsperiode in.
5.Klik op "Voucher aanmaken" of op "Voucher aanmaken en e-mail versturen".
6.Geef een geldig vanaf of t/m datum op. De datum kan worden gekoppeld aan 3 opties. De aankomstdatum is de standaard referentiedatum.
1.De aankomstdatum van de nieuwe reservering moet binnen de geldige periode vallen.
2.De reserveringsdatum van de nieuwe reservering moet binnen de geldige periode vallen.
3.De inleverdatum de voucher moet binnen de geldige periode vallen. Dit kan dus ook na de reserveringsdatum zijn.
Op de reservering wordt een toeslag Voucher gezet ter waarde van de voucher. Dit bedrag kan achteraf worden aangepast via Opties en toeslagen.
De e-mail wordt direct verstuurd zodra je op "Voucher aanmaken en e-mail versturen" klikt. Het kan tot 1 minuut duren voordat de e-mail in het reserveringsoverzicht te zien is.
Voucher aanmaken bij rapportages
Via de rapportage voor vouchers kan je ook een voucher aanmaken (niet gekoppeld aan reservering en omzet).
1.Navigeer naar "Rapportage" > "Administratieve rapporten" > "Vouchers".
2.Klik in het grijze venster op "Nieuwe voucher aanmaken".
3.Vul in het geopende venster in ieder geval het bedrag in. Het veld "Token" kan je leeg laten. Hiervoor wordt in dat geval automatisch een token gegenereerd.
4.Optioneel: vul een geldigheidsperiode in.
5.Klik vervolgens op "Voucher opslaan"
Een voucher moet een unieke token (code) voor elke gast bevatten
Vouchers inzien
Je kunt op twee manieren vouchers inzien. Je kunt de reservering(en) openen waarvoor je een voucher hebt aangemaakt of je kunt de rapportage openen.
Vouchers inzien in rapportages
1.Navigeer naar "Rapportage" > "Administratieve rapporten" > "Vouchers".
2.Klik op het tabblad "Vouchers".
Vouchers inzien op de reservering
1.Open de reservering waarvoor reeds een voucher is aangemaakt.
2.Klik op het tabblad "Vouchers".
In het overzicht op de reserveringspagina vind je nog een extra knop, namelijk "Verzenden". Via deze knop is het mogelijk om de gast een e-mail te versturen met daarin informatie over de voucher. Zodra je op deze knop klikt zal de e-mail niet direct verstuurd worden, maar krijg je eerst nog een voorbeeld te zien.
Voucher inleveren
Voor een bestaande reservering kan een voucher ingeleverd worden. Dit verloopt via transacties.
1.Open de reservering waarvoor je een voucher wilt inleveren.
2.Klik op "Transacties".
3.Selecteer bij "betaalmethode" de betaalmethode "Voucher betaling".
4.Vul vervolgens in het veld "Voucher" de token in en klik op "Zoeken".
5.Als de voucher bestaat wordt het resterende bedrag ingevuld bij "Bedrag".
6.Klik vervolgens op "Betaling toevoegen".
Indien de waarde van de voucher hoger is dan het openstaande bedrag, zorg er dan voor dat je bij het veld "Bedrag" het openstaande bedrag overneemt i.p.v. de saldo van de voucher. Na de betaling zal er een restwaarde behouden blijven op de voucher, wat op een later moment ingezet kan worden.
Het voucher bedrag kan hoger zijn dan de openstaande betaling. Als dit het geval is, klik dan nog op "Openstaand bedrag" bij het veld "Bedrag"
E-mailbericht bijlage meesturen
Via Instellingen -> Algemeen -> (tabblad Vouchers) is het mogelijk om een bijlage te uploaden, deze wordt meegestuurd met de voucher e-mail. De bijlage wordt geselecteerd op basis van de taal van de reservering.
Upload de bijlage voor de taal Nederlands, Duits en Engels zodat alle gasten een bijlage ontvangen bij de voucher e-mail.
Hierbij de pdf bijlage voor HISWA-RECRON leden.
Voucherregeling_HISWA_RECRON_2_april_2020.pdf
67KB
PDF
Voucherregeling HISWA-RECRON
E-mailbericht aanpassen
Via Instellingen -> E-mailberichten is het mogelijk om de standaard e-mail template voor voucher e-mails aan te passen. In de template is het mogelijk om de volgende voucher-specifieke tags te gebruiken:
Tag
Omschrijving
{{ amount|raw }}
Totaalbedrag van de voucher
{{ balance|raw }}
Restbedrag van de voucher
{{ voucherToken }}
De token van de voucher
{{ validFrom }}
De geldig vanaf datum van de voucher
{{ validThrough }}
De geldig t/m datum van de voucher
Niet alle vouchers hebben een geldigheidsperiode. Indien je toch in je template de geldigheidsdata wilt gebruiken, maak dan gebruik van de {% if ... %} en de {% endif %} tag. Op die manier kan je de data tonen, enkel voor vouchers die een geldigheidsperiode bevat. Voorbeeld:
1
{% if validFrom %}
2
Deze voucher is geldig vanaf {{ validFrom }}
3
{% endif %}
4
​
5
{% if validThrough %}
6
Deze voucher is geldig tot en met {{ validThrough }}
7
{% endif %}
Copied!
In het bovenstaande voorbeeld zal de tekst "Deze voucher is geldig vanaf {{ validFrom }}" enkel getoond worden als de voucher een geldig vanaf datum heeft. Hetzelfde geldt voor de tekst "Deze voucher is geldig tot en met {{ validThrough }}", maar dan voor een geldig t/m datum.