Kennisbank
Search…
Planning
Taken
Administratie
Powered By GitBook
Contracten
Let op: dit betreft een aanvullende module. Interesse? Neem dan contact op met [email protected] of bel met Recranet: 0118 - 20 20 19
De module "Contracten" biedt de mogelijkheid om gasten een contract te laten ondertekenen. Dit kan worden ingezet voor jaarplaatsen, seizoenplaatsen en arrangementen. Een contract ziet eruit als een versimpeld reserveringsbevestiging met velden voor het plaatsen van handtekeningen. De gast kan via zijn gastenomgeving contracten inzien en ondertekenen.
Op deze pagina wordt uitgelegd hoe deze module werkt

Activeren contracten

Een contract kan je activeren voor jaarplaatsen, seizoenplaatsen en arrangementen. Als je naar de instellingen van deze onderdelen gaat, zie je onder het tabblad "Bijlagen, voorwaarden en regels" de instelling "Gast moet een contract ondertekenen". Als je deze instelling activeert is het mogelijk om je gasten een contract toe te sturen.
Daarnaast is het noodzakelijk om bij "Instellingen" > "Algemeen" onder het tabblad "Reserveringsbevestiging" een eigen handtekening te uploaden.

Versturen van contracten

Je kunt reserveringen, welke een jaarplaats, seizoenplaats of arrangement bevatten waarvoor een contract ondertekenen noodzakelijk is, een contract toesturen. Dit kan op twee manieren, namelijk:

Versturen via de reservering

Op de detailpagina van de reservering vind je, met deze module, een nieuw tabblad, namelijk: "Contracten". Als je dit tabblad opent krijg je een overzicht te zien van de contracten van die reservering. Je hebt ook een aantal opties waaruit je kunt kiezen. Zo kan je een contract bekijken, publiceren of versturen en publiceren. Hierbij is het handig om te weten dat publiceren betekent: het beschikbaar stellen van een contract voor de gast in de gastenomgeving.
Als je op de knop "Publiceren en versturen" klikt, wordt er een mail naar de gast gestuurd met een link waar de gast het contract kan ondertekenen.

Versturen via rapportages

Het is ook mogelijk om een contract te versturen via een overzichtspagina onder "Rapportage" > "Contracten" > "Contracten versturen". Hier krijg je een overzicht te zien van reserveringen welke een contract zouden moeten ondertekenen.
In dit overzicht heb je per reservering 3 opties, namelijk: Bekijken, Activeren en Activeren en versturen, waarbij "activeren" betekent: het beschikbaar stellen van een contract voor de gast in de gastenomgeving.
Als je op de knop "Activeren en versturen" klikt, wordt er een mail naar de gast gestuurd met een link waar de gast het contract kan ondertekenen.

Herinnering voor het ondertekenen versturen

Indien een gast zijn of haar contract na enige tijd nog niet heeft ondertekend, kan je een herinnering sturen. Het is mogelijk om op twee plekken in het systeem een herinnering te versturen, namelijk:

Versturen via de reservering

Op de detailpagina van de reservering vind je, met deze module, een nieuw tabblad, namelijk: "Contracten". Als je dit tabblad opent krijg je een overzicht te zien van de contracten van die reservering. Contracten welke al wel geactiveerd zijn, maar nog niet zijn ondertekend herken je aan het ontbreken van het veld "Ondertekend op" en de mogelijkheid om een E-mail te versturen voor dat specifieke contract.
Middels de knop E-mail, welke eerst een voorbeeld van de e-mail toont voordat er een mail verstuurd wordt, kan je de gast een herinnering sturen.

Versturen via rapportages

Het is ook mogelijk om een herinnering te versturen via een overzichtspagina onder "Rapportage" > "Contracten" > "Overzicht contracten". Hier krijg je een overzicht te zien van alle ondertekende en openstaande contracten.
Een openstaand contract herken je aan het ontbreken van het veld "Datum ondertekenen" en de mogelijkheid om een E-mail te versturen.
Middels de knop E-mail, welke eerst een voorbeeld van de e-mail toont voordat er een mail verstuurd wordt, kan je de gast een herinnering sturen.

Ondertekenen van contracten

Nadat een contract beschikbaar is gesteld, kan de gast deze ondertekenen via de gastenomgeving. Een link naar de gastenomgeving vind de gast in de mail die je kunt versturen bij het activeren van een contract. Eventueel kan de gast ook naar de startpagina van de gastenomgeving waar op dat moment een knop beschikbaar is welke de gast naar het contracten onderdeel leidt.
Een gast heeft in het contracten gedeelte van de gastenomgeving de mogelijkheid om nieuwe contracten te bekijken en te ondertekenen. Ook krijgt de gast daar een overzicht te zien van contracten welke eerder ondertekend zijn en kan deze ook opnieuw openen.
Het ondertekenen van een contract gaat eenvoudig. De gast kan, voorafgaand aan het ondertekenen, eerst het contract inzien door op de knop "Bekijken" te klikken. Als de gast overal mee akkoord is, kan de gast het contract ondertekenen door op de knop "Ondertekenen" te klikken. Er opent vervolgens een venster, waarin de gast zijn of haar handtekening kan tekenen. Als de gast tevreden is met de handtekening, klikt hij of zij op "Opslaan". Het contract is dan ondertekend.
Zodra een contract ondertekend is, kan deze niet meer gedeactiveerd of verwijderd worden!

Rapportage contracten

Voor deze module zijn ook rapportages beschikbaar welke het makkelijk maken om acties uit te voeren voor contracten of om een specifieke overzicht van contracten te verkrijgen.

Overzicht contracten

Via "Rapportage" > "Contracten" > "Overicht contracten" vind je een lijst met alle contracten. Dit betreft contracten welke ondertekend zijn en welke nog ondertekend moeten worden.
Open contracten In dit overzicht kan je een open contract herkennen aan het ontbreken van een datum voor "Datum ondertekenen" en het kunnen kiezen voor de opties "E-mail" en "Deactiveren"
Ondertekend contract Een ondertekend contract kan je herkennen aan het hebben van een "Datum ondertekenen" datum en het enkel beschikbaar hebben van de optie "Bekijken"
Daarnaast zie je in dit overzicht een veld genaamd "Laatste e-mail". Dit veld geeft aan wanneer de gast voor het laatst een e-mail heeft ontvangen. Dit kan een eerste e-mail zijn of een herinnerings e-mail.

Contracten versturen

Via "Rapportage" > "Contracten" > "Contracten versturen" vind je een lijst met alle reserveringen welke een contract zouden moeten ondertekenen. Je krijgt per reservering te zien hoeveel contracten de gast momenteel heeft en hoeveel er daarvan nog niet ondertekend zijn.
Indien een reservering geen open contracten meer heeft staan, kan je via dit overzicht ook contracten activeren en eventueel versturen.

Standaard mails aanpassen

Uiteraard is het ook mogelijk om de standaard mails, welke gebruikt worden voor het ondertekenen van contracten, aan te passen. Dit kan je doen via "Instellingen" > "E-mailberichten". De e-mails die betrekking hebben op deze module zijn: "Contract beschikbaar e-mail" en "Verzoek tot ondertekenen contract".
Last modified 1yr ago